Rattachement hiérarchique
Sous la responsabilité du gérant et de la responsable administratif et financier.
Mission principale
Assurer le bon fonctionnement administratif de l’entreprise en prenant en charge les tâches de gestion courante, le suivi administratif des dossiers clients, la préparation des éléments liés à la comptabilité et aux ressources humaines, ainsi que l’assistance aux équipes commerciales.
Activités principales
Accueil et secrétariat
Assurer l’accueil physique des visiteurs.
Gérer l’accueil téléphonique et orienter les appels.
Traiter le courrier entrant et sortant.
Organiser et classer les documents administratifs.
Gestion administrative
Mettre à jour la base de données clients.
Relancer les devis en attente.
Établir les factures clients.
Archiver les factures clients.
Établir les rapports de visite et les DOE (Dossiers des Ouvrages Exécutés).
Importer les factures clients et fournisseurs dans Pennylane.
Contrôler la conformité des bons de livraison avec les factures fournisseurs.
Gestion comptable
Effectuer les relances des factures impayées.
Mettre en oeuvre les procédures de recouvrement et de contentieux lorsque
nécessaire.
Établir et gérer les notes de frais.
Ressources Humaines
Gérer les congés payés.
Préparer les éléments variables de paie.
Assurer la gestion des cartes BTP.
Organiser les visites médicales d’embauche et les renouvellements.
Assurer le suivi administratif des formations:o inscriptions,
o recyclages,
o demandes de prise en charge auprès de Constructys,
o réservations d’hôtel.
Assistance commerciale
Planifier les rendez-vous des commerciaux à la suite des appels entrants.
Participer au suivi administratif des dossiers commerciaux.